Что такое Trivio
Trivio — это российская платформа для управления деловыми поездками, которая объединяет бронирование авиабилетов, железнодорожных билетов, отелей, трансферов и организацию мероприятий в едином интерфейсе. Ключевое отличие от обычных тревел-агрегаторов — встроенная система контроля: вы задаёте тревел-политику, сотрудники согласовывают поездки с руководителями, а бухгалтерия автоматически получает данные для авансовых отчётов. По сути, Trivio закрывает весь цикл командировки — от заявки до закрывающих документов.
Ключевые возможности
- Бронирование всего в одном окне: авиабилеты (включая лоукостеры), РЖД, отели, трансферы и даже билеты на мероприятия.
- Настраиваемая тревел-политика: лимиты на класс перелёта, категории отелей, допустимые перевозчики — система сама подскажет, что выбрать, а что недоступно.
- Маршрутизация согласований: автоматические цепочки утверждения заявок в зависимости от суммы, должности или направления.
- Авансовые отчёты: данные о фактических тратах подтягиваются автоматически, сотруднику остаётся только прикрепить чеки и подписать.
- Контроль расходов в реальном времени: дашборд с аналитикой по бюджетам, центрам затрат и проектам.
- Интеграции с 1С и SAP для бесшовного обмена данными с бухгалтерией.
- Мобильное приложение для iOS и Android — сотрудники могут согласовывать и бронировать поездки с телефона.
Кому подойдёт
Trivio — инструмент для среднего и крупного бизнеса, где командировки происходят регулярно и требуют контроля. Наиболее частые сценарии:
- Компании с разветвлённой филиальной сетью — когда поездки между офисами идут потоком, и важно не упустить перерасход.
- Проектные организации и консалтинг — где затраты на поездки нужно разносить по проектам и клиентам.
- Производственные предприятия — с командировками сотрудников на объекты и необходимостью жёстко соблюдать внутренние регламенты.
- Трэвел-менеджерам и секретарям — вместо десятка вкладок с сайтами авиакомпаний и отелей — одна система, где всё видно и управляемо.
Плюсы и минусы
Плюсы:
- Полный цикл командировки в одном интерфейсе, не нужно переключаться между сервисами.
- Гибкая настройка политик под структуру и бюджет компании.
- Автоматизация авансовой отчётности экономит часы работы бухгалтера.
- Прозрачная аналитика по всем travel-расходам.
- Российский продукт: работает с локальными платёжными системами и учитывает требования 54-ФЗ.
Минусы:
- Внедрение требует времени и вовлечённости ИТ-отдела, особенно при сложной оргструктуре.
- Для небольших компаний с редкими поездками функционал может оказаться избыточным.
- Интерфейс требует обучения: сотрудники привыкают не сразу.
Частые вопросы
Можно ли бронировать поездки без согласования руководителя?
Всё зависит от настроек тревел-политики. Можно разрешить самостоятельное бронирование в рамках лимитов (например, до 30 000 ₽), а для более крупных сумм — включать обязательное согласование. Система позволяет гибко комбинировать сценарии.
Как Trivio работает с авансовыми отчётами?
Trivio автоматически собирает данные о купленных билетах, отелях и трансферах в отчёт. Сотрудник добавляет только дополнительные расходы (питание, такси) и прикладывает сканы чеков. Далее отчёт уходит на проверку руководителю и бухгалтеру, после чего данные экспортируются в 1С.
Входит ли в тариф поддержка и обучение сотрудников?
Да, при подключении тарифа для компаний предусмотрены онбординг-сессии и техническая поддержка. Обучение персонала обычно проводится удалённо, а для крупных клиентов возможен выезд специалиста.
Есть ли ограничения по перевозчикам и отелям?
Ограничения устанавливаете вы сами в тревел-политике. Можно запретить определённые авиакомпании, ограничить выбор отелей по звёздности или цене. Система будет автоматически фильтровать варианты, показывая только те, что соответствуют регламенту.