Что такое EasyDocs
EasyDocs — это российская платформа для кадрового электронного документооборота, которая закрывает полный цикл работы с документами: от создания приказа до подписания его юридически значимой электронной подписью. Система ориентирована на HR-отделы и бизнес, который хочет уйти от бумажных архивов и бесконечных «принесите подпись в кабинет».
Ключевая фишка EasyDocs — глубокая интеграция с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией. Документы не приходится дублировать в двух системах — всё подтягивается автоматически. При этом решение доступно и как облачный сервис, и как коробочная версия (on-premise) для компаний с жёсткими требованиями к хранению данных. Подписание происходит через мобильное приложение, что особенно удобно для сотрудников на удалёнке или в разъездах.
Ключевые возможности
- Юридически значимый документооборот: подписание трудовых договоров, допсоглашений, приказов, заявлений на отпуск и расчётных листов с использованием КЭП или неквалифицированной подписи.
- Полный цикл приёма на работу: от создания личного дела до подписания всех обязательных документов за одну сессию.
- Работа с исполнителями по ГПХ: договоры, акты и закрывающие документы для самозанятых и физлиц.
- Интеграция с 1С: двусторонний обмен данными — начисления, кадровые изменения и документы синхронизируются автоматически.
- Мобильное приложение: сотрудники подписывают документы со смартфона, видят историю и статусы.
- Массовые рассылки: отправка документов (например, ознакомление с локальными актами) сразу всему штату в пару кликов.
- On-premise развёртывание: установка на серверах компании для полного контроля над данными.
- Шаблоны документов: настройка типовых форм под регламенты конкретной организации.
Кому подойдёт
EasyDocs — универсальное решение, но особенно полезно оно будет:
- HR-отделам средних и крупных компаний (от 50 сотрудников), где ручное подписание бумаг превращается в ад.
- Компаниям с распределёнными командами: офисы в разных городах, сотрудники на удалёнке, частые командировки — подпись «в один клик» из любого места.
- Бизнесу, работающему на 1С: если вы уже используете ЗУП или Бухгалтерию, EasyDocs не потребует переучивать бухгалтерию и кадровиков.
- Организациям с жёсткими требованиями к безопасности (банки, госсектор, производство), которым нужна on-premise версия без передачи данных в облако.
Плюсы и минусы
Плюсы:
- Нативная связка с 1С — не нужен отдельный оператор ЭДО и ручной перенос данных.
- Понятный интерфейс даже для не самых продвинутых пользователей.
- Мобильное приложение реально работает и ускоряет процесс.
- Гибкие варианты развёртывания — облако или свой сервер.
- Соответствие 223-ФЗ и 63-ФЗ, подпись признаётся юридически значимой.
Минусы:
- Основная «магия» раскрывается только при использовании 1С — без неё функционал беднее.
- Для микрокомпаний (до 15 человек) может быть избыточным и затратным.
- Интерфейс местами перегружен настройками, требуется время на адаптацию.
- Зависимость от качества интернета при облачном варианте.
Частые вопросы
Можно ли подписывать документы с сотрудниками без оформления ЭЦП?
Да. EasyDocs поддерживает использование неквалифицированной электронной подписи, которую можно выпустить прямо в системе. Для внутреннего документооборота этого достаточно. Для внешних операций (например, сдача отчётности) потребуется квалифицированная подпись.
EasyDocs заменяет 1С или дополняет её?
Только дополняет. EasyDocs — это надстройка, которая автоматизирует документооборот, но не заменяет учётные функции 1С. Все данные о сотрудниках и начислениях остаются в базе 1С, а EasyDocs работает с ними через интеграцию.
Сложно ли перейти с бумажного документооборота?
Процесс занимает от нескольких дней до пары недель. Нужно настроить шаблоны, загрузить реестр сотрудников и разослать приглашения на подключение. Для тех, кто не хочет подписывать документы электронно, можно временно оставить бумажный вариант.
Подходит ли EasyDocs для работы с самозанятыми?
Да, это один из самых востребованных сценариев. Можно создавать договоры ГПХ, отправлять их на подпись исполнителю через мобильное приложение и получать закрывающие акты без личных встреч и курьеров.